Zeitmanagement mit Miloš: Klüger arbeiten, nicht härter
Unser Lead Project Manager Miloš veranstaltete einen internen Workshop zu einer der wichtigsten Fähigkeiten im modernen Arbeitsumfeld – Zeitmanagement. Es war kein klassischer Produktivitätsvortrag, sondern eine praxisnahe Session voller echter Beispiele, persönlicher Routinen und Tool-Empfehlungen, die Miloš täglich nutzt, um organisiert, fokussiert und effizient zu bleiben.
Projekte sind wie Häuser – Schritt für Schritt gebaut
Miloš startete mit einer einfachen, aber wirkungsvollen Analogie: Ein Projekt zu managen ist wie ein Haus zu bauen. Fundamente, Wände, Verkabelung, Dach – alles in Phasen strukturiert. Genauso hilft es, Aufgaben in YouTrack mit Labels wie research, estimation oder dashboard zu versehen, um Arbeit klar sichtbar zu machen und Reporting genauer zu führen. Farbcodierte Tags unterstützen nicht nur das Aufwands-Tracking, sondern auch künftige Planung und Schätzung.
Inbox Zero & Gmail-Tricks
Miloš ist ein Verfechter von Inbox Zero.
Ungelesene E-Mails bleiben oben, und alles, was er nicht sofort erledigen kann, markiert er als ungelesen oder leitet es aus Google Chat in den Posteingang weiter. So fällt keine Aufgabe durchs Raster, und alles bleibt sauber und unter Kontrolle. Zu viele Mails? Lieber abbestellen statt ignorieren.
ActiveCollab – Kunden im Griff behalten
Miloš erinnerte uns daran, warum wir ActiveCollab weiterhin einsetzen, besonders für die Kundenkommunikation. Es ist einfach zu nutzen und hilft, chaotische E-Mail-Threads zu vermeiden. Anfragen, Feedback und Updates landen direkt in Tasks. So geht nichts verloren – und was nicht im System steht, ist nicht passiert. So einfach ist das.
“Für Skizzen, Brainstorming und persönliche Projekte nutze ich noch immer Papier. Aber wenn es um Suchbarkeit, Teilen und Struktur geht, gewinnt das Digitale – vor allem, wenn Notizen jederzeit und überall verfügbar sein müssen.”
Notiz-Tools:
Obsidian
Für Arbeits- und Projektnotizen. Markdown-basiert, geräteübergreifend synchronisiert und extrem anpassbar.
Google Keep
Für schnelle persönliche Checklisten, Erinnerungen, Reisevorbereitung und Kleinigkeiten wie Schuhgröße oder WLAN-Passwörter.
WriteBook
Ein selbst gehostetes Tool, das Miloš für längere Texte nutzt – Rezepte, Dokumentation oder sogar Buchideen.
Fazit:
Das Besondere am Workshop war der ehrliche und pragmatische Zugang von Miloš. Es ging nicht darum, bestimmte Tools vorzuschreiben – sondern darum, das zu finden, was für einen selbst funktioniert. Ob PM, Entwickler oder Designer: Alle nahmen etwas Konkretes mit, um Planung und Zeit besser in den Griff zu bekommen.
Großes Dankeschön an Miloš! Danke, dass du dir die Zeit genommen hast, deine Methoden, Tools und Denkweise mit dem Team zu teilen. Dein Workshop hat uns daran erinnert, dass Zeitmanagement nicht nur heißt, mehr zu schaffen – sondern die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun, mit Klarheit und Absicht.
Wir freuen uns auf die nächste Session!